Privacy Policy and SMS Terms of Service – Normas Accounting

Last Updated: May 6, 2025
Controller: Normas Accounting and Payroll Services INC
Contact: 703-499-4262 | normasaccountingva.com

1. Introduction and Legal Scope

This privacy policy aims to provide transparency about how Normas Accounting LLC collects, uses, stores, protects, and discloses users’ and clients’ personal data, in compliance with local, national, and international data protection laws, including but not limited to the European Union’s General Data Protection Regulation (GDPR), the California Consumer Privacy Act (CCPA), and other applicable regulations. This policy applies to all data collected through our website, online forms, messaging platforms (including RingCentral), email, phone interactions, and other digital channels.

2. Glossary of Terms

  • Personal Data: Any information that directly or indirectly identifies a natural person.
  • Data Processing: Any operation performed on personal data (collection, storage, use, transmission, etc.).
  • Data Controller: Entity that determines the purposes and means of processing (Normas Accounting).
  • Data Processor: Third party that processes data on behalf of the controller (e.g., RingCentral).
  • Explicit Consent: Free, informed, specific, and unequivocal authorization given by the data subject.

3. Types of Data Collected

  • Identification: full name, ID number, date of birth.
  • Contact: phone number, email address, postal address.
  • Professional: tax data, company, position.
  • Technical: IP address, browser type, operating system, cookies.
  • Communication: message history, calls, automated responses.

4. Purpose of Data Processing

The data collected is used for the following purposes:

  1. Execution of contracted or requested services.
  2. Sending reminders, notifications, and administrative communications.
  3. Marketing and commercial prospecting, only with user consent.
  4. Compliance with legal, tax, or contractual obligations.
  5. Automated contact management through platforms like RingCentral.
  6. Compliance with legal, tax, or contractual obligations.

5. Legal Basis

The processing is based on:

  1. User’s explicit consent (Art. 6.1.a of GDPR).
  2. Execution of a contract or prior user request (Art. 6.1.b).
  3. Legal obligations of the controller (Art. 6.1.c).
  4. Legitimate interest for administrative purposes (Art. 6.1.f).

Important: Consent can be withdrawn at any time without affecting the lawfulness of prior processing.

6. User Rights

Every user has the right to:

  • Access their personal data.
  • Rectify inaccurate or incomplete data.
  • Request deletion or cancellation.
  • Object to or limit data processing.
  • Port their data to another provider if desired.
  • File complaints with data protection authorities.

To exercise these rights: normasaccounting@gmail.com

7. Technical and Organizational Security Measures

  • SSL encryption
  • Role-based access restriction
  • Encrypted backups and access monitoring
  • Vulnerability audits
  • Access logs and supervision
  • Confidentiality clauses with data processors

8. International Data Transfers

RingCentral and other providers may store data outside the country. We ensure any transfer complies with legal mechanisms such as Standard Contractual Clauses or international privacy agreements.

9. Third Parties and Messaging

RingCentral is used only for transactional messaging. Data is not shared for marketing. Important: "SMS consent is not shared with third parties or affiliates for marketing purposes."

10. SMS Terms

By providing your phone number and accepting this policy:

  • You agree to receive SMS related to services from Normas Family (Norma's Accounting and Payroll Services, Normas Academy and Learning Center, Normas Travel and Multiservices)
  • Message frequency: variable.
  • Standard carrier rates may apply based on your operator.
  • To stop receiving messages, reply “STOP.”
  • For help, reply “HELP” or visit normasaccountingva.com.

Visible opt-in and opt-out mechanisms are included in all forms and channels.

11. Use Cases

  • Example 1: The client fills out the form and accepts the policy. An automatic SMS is sent confirming their appointment.
  • Example 2: The client replies STOP. Their number is automatically unsubscribed from the messaging system.
  • Example 3: The client emails a data deletion request, processed within five business days.

12. Protection of Minors

We do not collect data from minors without express authorization from a legal guardian. Any unauthorized record will be deleted upon detection.

13. Changes

This policy may be updated at any time. Any changes will be posted on the website with a visible update date. We recommend reviewing this document periodically.

Acceptance of the Privacy Policy

By using this website, submitting a form, contacting us via digital means, or requesting any of our services, you explicitly acknowledge and accept the terms of this Privacy Policy. This consent is considered valid under Virginia State law, including the Virginia Consumer Protection Act (§59.1), and complies with informed consent and reasonable use of personal information principles. If you do not agree with any part of this policy, we recommend not using our services or providing personal data.

Política de Privacidad y Términos de Servicio SMS – Normas Accounting

Última actualización: 6 de mayo de 2025
Responsable: Normas Accounting and Payroll Services INC
Contacto: 703-499-4262 | normasaccountingva.com

1. Introducción y Alcance Legal

Esta política de privacidad tiene como objetivo proporcionar transparencia sobre cómo Normas Accounting LLC recopila, utiliza, almacena, protege y divulga los datos personales de sus usuarios y clientes, en cumplimiento con las leyes locales, nacionales e internacionales de protección de datos, incluyendo pero no limitado al Reglamento General de Protección de Datos de la Unión Europea (GDPR), la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA), y otras normativas equivalentes. Esta política se aplica a todos los datos recopilados a través de nuestro sitio web, formularios en línea, plataformas de mensajería (incluyendo RingCentral), correo electrónico, interacciones telefónicas y otros canales digitales.

2. Glosario de Términos

  • Datos Personales: Cualquier información que identifique directa o indirectamente a una persona natural.
  • Tratamiento de Datos: Cualquier operación realizada sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, transmisión, etc.).
  • Responsable del Tratamiento: Entidad que determina los fines y medios del tratamiento de datos (Normas Accounting).
  • Encargado del Tratamiento: Tercero que trata datos personales por cuenta del responsable (ej. RingCentral)..
  • Consentimiento Explícito: Autorización libre, informada, específica e inequívoca dada por el titular de los datos.

    3. Tipos de Datos Recopilados

    • Identificación: nombre completo, DUI/NIT, fecha de nacimiento.
    • Contacto: número telefónico, dirección de correo electrónico, dirección postal.
    • Profesionales: datos fiscales, empresa, cargo
    • Técnicos: dirección IP, tipo de navegador, sistema operativo, cookies.
    • Comunicacionales: historial de mensajes, llamadas, respuestas automáticas.

    4. Finalidades del Tratamiento de los Datos

    Los datos recopilados tienen como finalidad:

    1. La ejecución de servicios contratados o solicitados.
    2. Envío de recordatorios, notificaciones y comunicaciones administrativas.
    3. Publicidad y prospección comercial, únicamente si el usuario ha dado consentimiento.
    4. Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales o contractuales.
    5. Gestión automatizada de flujos de contacto a través de plataformas como RingCentral..
    6. Cumplimiento de obligaciones legales, fiscales o contractuales.

    5. Base Legal

    El tratamiento se basa en:

    1. El consentimiento expreso del usuario (Art. 6.1.a del GDPR).
    2. La ejecución de un contrato o solicitud previa del interesado (Art. 6.1.b)..
    3. Obligaciones legales del responsable (Art. 6.1.c).
    4. Interés legítimo para fines administrativos (Art. 6.1.f).

    Importante: El consentimiento puede retirarse en cualquier momento sin afectar la licitud del tratamiento previo.

    6. Derechos del Usuario

    Todo usuario tiene derecho a:

    • Acceder a sus datos personales.
    • Rectificarlos si son inexactos o incompletos.
    • Solicitar su supresión o cancelación.
    • Oponerse al tratamiento o solicitar su limitación.
    • Portar sus datos a otro proveedor si así lo desea.
    • Presentar reclamaciones ante autoridades de protección de datos..

    Para ejercer estos derechos: normasaccounting@gmail.com

    7. Medidas Técnicas y Organizativas de Seguridad

    • Cifrado SSL
    • Restricción de accesos por roles
    • Backups cifrados y monitoreo de accesos
    • Auditorías de vulnerabilidad
    • Registro y monitoreo de accesos.
    • Contratos con cláusulas de confidencialidad con encargados del tratamiento.

    8. Transferencias Internacionales

    RingCentral y otros proveedores pueden alojar datos fuera del país. Garantizamos que cualquier transferencia cumple con los mecanismos legales como Cláusulas Contractuales Tipo o acuerdos marco de privacidad internacional.

    9. Terceros y Mensajería

    RingCentral se usa solo para mensajería transaccional. No se comparte información para marketing. Importante: "El consentimiento para SMS no se comparte con terceros ni afiliados con fines de marketing."

    10. Términos SMS

    Al proporcionar tu número de teléfono y aceptar esta política:

    • Aceptas recibir mensajes SMS relacionados con servicios de Normas Family (Norma's Accounting and Payroll Services, Normas Academy and Learning Center, Normas Travel and Multiservices)
    • Frecuencia de mensajes: variable.
    • Tarifas estándar pueden aplicar según tu operador.
    • Para dejar de recibir mensajes, responde “STOP”.
    • Para ayuda, responde “HELP” o visita normasaccountingva.com.

    Incluimos mecanismos visibles de opt-in y opt-out en todos los formularios y canales.

    11. Casos de Uso

    • Ejemplo 1: El cliente llena el formulario y acepta la política. Recibe un SMS automático con confirmación de cita.
    • Ejemplo 2: El cliente responde STOP. Se desactiva automáticamente su número del sistema de mensajería.
    • Ejemplo 3: El cliente solicita por correo la eliminación de sus datos y se procesa en menos de 5 días hábiles..

    12. Protección de Menores

    No recopilamos datos de menores sin autorización expresa de un tutor legal. Si detectamos un registro sin autorización válida, será eliminado.

    13. Cambios

    Esta política puede modificarse en cualquier momento. Cualquier cambio será notificado a través del sitio web con fecha visible de actualización. Se recomienda revisar periódicamente este documento.

    Aceptación de la Política de Privacidad

    Al utilizar este sitio web, enviar un formulario, contactarnos por medios digitales o solicitar cualquiera de nuestros servicios, usted reconoce y acepta expresamente los términos establecidos en esta Política de Privacidad. Este consentimiento se considera válido conforme a la legislación vigente del Estado de Virginia, incluyendo el Código de Protección del Consumidor de Virginia (§59.1), y cumple con los principios de consentimiento informado y uso razonable de información personal. Si no está de acuerdo con alguno de los términos aquí establecidos, le recomendamos no utilizar nuestros servicios ni proporcionar sus datos personales..